Besluiten van de algemene vergadering omzetten in acties

Besluiten van de algemene vergadering omzetten in acties

De basis van een goed functionerende VME wordt voor een deel bepaald door het nemen van de juiste besluiten tijdens de vergadering van eigenaars en deze besluiten op het juiste moment omzetten in acties. Het te vroeg in gang zetten van acties op basis van genomen besluiten kan soms resulteren in onaangename verrassingen.

Een besluit in de Algemene Vergadering is eigenlijk pas een besluit is als de termijn waarbinnen bezwaar gemaakt kan worden is verstreken. Daarna kan de syndicus zonder risico acties uitzetten.

Het kader

In België is er een termijn is van vier maanden (fatale termijn) waarbinnen nog bezwaar gemaakt kan worden voor een besluit genomen tijdens de Algemene Vergadering. Deze termijn gaat in op het moment dat een lid van de VME op de hoogte had kunnen zijn van dit genomen besluit.

Toetsen besluiten juist genomen

Wanneer kan het bestuur starten met het uitzetten van acties gekoppeld aan een genomen besluit? Het is van belang of aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Dit is gemakkelijk zelf toetsen aan de hand van een drietal vragen.

  1. Zijn de leden op tijd uitgenodigd voor de vergadering? Zo niet dan kan dit gevolgen hebben voor de rechtsgeldigheid van dit besluit.
  2. Is voldaan aan de voorwaarden die beschreven zijn in de Basisakte qua uitnodigen van de leden en het melden welke onderwerpen aan bod komen? Is de agenda tijdig gedeeld met de leden van de vergadering. In specifieke gevallen kan tijdens de vergadering een punt op de agenda worden gezet.
  3. Is het genomen besluit geldig?  Is vastgelegd of er tijdens de vergadering genoeg stemmen aanwezig zijn om een besluit te kunnen nemen? Een eigenaar kan na afloop van de vergadering alsnog actie ondernemen om een genomen besluit terug te draaien.

Uitzetten van actie

Is aan alle voorwaarden voldaan? Dus de besluiten zijn juist genomen en het zijn de juiste besluiten. De besluiten zijn op correcte wijze met alle eigenaars in het complex gedeeld.  Ze konden hiervan op de hoogte zijn en de termijn om bezwaar aan te tekenen is verlopen, dan kan het bestuur met een gerust hart de besluiten omzetten in acties.

Ook nu is het belangrijk om de juiste stappen te nemen en zo vast te leggen wat er gedaan is met de besluiten die genomen zijn.

Het bestuur blijft verantwoordelijk voor de daden die het uitvoert in functie. Gelukkig heeft de VME hier natuurlijk een aansprakelijkheidsverzekering voor de syndicus voor afgesloten, net als de overige verzekeringen die de VME nodig acht. Bij grote onderhoudswerken kan het van belang zijn om de verzekeringen nog een keer langs te lopen.

Stap één bij het uitzetten van de actie is verifiëren of de offertes die het bestuur ontvangen heeft van de geselecteerde dienstverleners nog gelden. Daarbij controleerd u of de voorwaarden die gekoppeld zijn aan de offerte nogmaals. Zijn deze nog hetzelfde? Ja, dan kunt u de opdracht aan de gekozen dienstverlener verlenen op basis van de voorwaarden die u van de Vergadering van Eigenaars heeft ontvangen.

Vastlegging van resultaten

De acties zijn uitgevoerd. Tijd om te controleren of deze uitgevoerd zijn zoals besloten is tijdens de vergadering en vastgelegd is in de acties die uitgevoerd moesten worden. Door middel van de afspraken die gemaakt zijn is het gemakkelijk om te controleren of deze ook daadwerkelijk zo zijn uitgevoerd als overeengekomen. Uit eindelijk komt het neer op twee hoofdvragen.

  • Is er uitgevoerd wat is overeengekomen?
  • Is er gefactureerd wat is overeengekomen?

De tweede vraag is van belang wanneer financiële afspraken zijn gemaakt. Op het moment dat dit alles klopt legt u dit vast en kunt u dit direct of tijdens de eerst volgende vergadering terugkoppelen.

Als het antwoord op één van beide vragen NEE is dan is het zaak om te analyseren waardoor de afwijking is ontstaan, wat de gevolgen zijn van deze afwijking en of dit voor de VME te accepteren is. De conclusies die u hieraan kunt verbinden legt u vast en deelt u met de bestuur en de overige leden.

Tags:
0 Reacties

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*

Neem contact op met Syndicus Centraal

U kunt dit formulier gebruiken om contact op te nemen met Syndicus Centraal

Wordt verstuurd

©2018 Syndicus Centraal, onderdeel van Blue Orange Participaties B.V.

Login met je gegevens

of    

Je gegevens vergeten?

Create Account